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Vous envoyez 33 e-mails par jour dans le cadre du travail, selon une étude de 2010 du cabinet Radicati. Autant d'occasions de se demander avant de cliquer sur le bouton "envoyer" : comment rester crédible, courtois et obtenir une réponse ?

Récemment, la newsletter Brief.me citait la position radicale d'une journaliste américaine, Rebecca Greenfield : inutile de glisser une formule de politesse, l'e-mail se termine sans un au revoir, comme lors d'une conversation intantanée.

Impossible pour Sylvie Azoulay-Bismuth, consultante, formatrice et auteur du livre "Être un pro de l'e-mail" (Editions Eyrolles). Il faut glisser une formule à la fin du message. Mais pas n'importe laquelle.

Voici les 10 choses à éviter : 

“Vous remerciant par avance pour votre réponse”. “Merci de me faire parvenir le devis”... Ces phrases traduisent un ordre et pas une demande.

Privilégiez plutôt : “avec mes remerciements”, “je vous en remercie”, ou, si la réponse arrive après plusieurs échanges de mails, un simple “Merci.”

“Restant à votre disposition pour toute information complémentaire”. Des phrases tellement attendues que plus personne ne les lit. 

“Bonne réception” n’apporte rien non plus. Nous ne sommes plus au temps des pigeons voyageurs. Aujourd’hui, il y a peu de chances que la personne n’ait pas reçu l' e-mail. C’est l’une des dernières phrases que le lecteur voit. Ne gaspillez pas d’espace pour ne rien dire.

“Espérant avoir une réponse sur cette commande”. L’espoir, ce n’est pas très professionnel. Il vaut mieux opter pour le verbe “souhaiter”.

“N’hésitez pas à me contacter”. Il faut penser à l’impact des formules sur le lecteur. Il y a une négation et un verbe à connotation négative.

Inconsciemment , le lecteur risque d’avoir l’impression que vous n’avez pas très envie de lui répondre. Même constat pour “nous ne manquerons pas de vous recontacter”. Par contre, “Sachez que vous pouvez nous contacter” ou encore “Nous vous invitons à nous contacter” fonctionnent bien.

Oubliez le “CDLT” pour cordialement ou “SLT” pour salutations. Des abréviations discourtoises qui peuvent être très mal prises. A l’oral, on peut se rattraper.

A l’écrit, c’est plus compliqué. Même s’il reste moins formel que la lettre, l’e-mail reste un message écrit dont on garde une trace.

“Nous vous serions reconnaissants de répondre le plus rapidement possible”. Cette phrase laisse le lecteur dans le doute.

Doit-il répondre dans la journée, dans la semaine, dans le mois ? Fixez des échéances précises. Par exemple, “Veuillez me donner une réponse idéalement avant le 25 juin”. Cela peut être vu comme pressant mais parfois c’est nécessaire pour une commande, un devis… 

Rien ne sert de se fendre d’un “respectueusement”, si on ne respecte pas la personne contactée. Les mots ont un poids. Il faut essayer de les utiliser à bon escient.

“Cordialement” d'accord ! Mais pas à tout bout de champ. Si vos relations avec la personnes sont bonnes préférez “Cordiales salutations”, “Bien sincèrement”, “Bien courtoisement”.

Pour un directeur, “Recevez mes sincères salutations” ou plus simplement “Sincères salutations” conviennent.

Sans le désuet “je vous prie d’agréer…”. La formule choisie doit surtout refléter le ton de l’email. Si vous n’êtes pas content, optez pour un très sec “Salutations distinguées”. 

“Sportivement”, “Artistiquement”, conviennent dans certains contextes mais il ne faut pas que cela soit déplacé.

Quand un employé d’EDF signe “électriquement” par exemple. Il ne s’agit pas de faire rire le lecteur et de perdre toute crédibilité. On ne sait pas dans quel état d’esprit il se trouve à la lecture du mail.

Rester simple dans sa signature. Mettre son nom, la société pour laquelle on travaille, sa fonction et ses coordonnées. Quand il y a trop d’éléments, trop de couleurs, trop de dessins, cela devient illisible.

Propos recueillis par Angèle Guicharnaud