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La norme ISO 19005-1 est une norme ISO qui permet de définir un format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme. Ce format est dénommé PDF/A-1 pour PDF Archive. Il est basé sur le format PDF 1.4 de la société Adobe Systems.

Cette norme est publiée depuis le 28 septembre 2005 et donc applicable pour tous les systèmes de GED, SAE et d'ECM (Enterprise Content Management) qui souhaitent conserver des fichiers électroniques sur une longue durée.

Une révision de la norme 19005-1 a vu le jour en 2011 via la publication de la norme ISO 19005-2 (PDF/A-2). Une troisième révision a été publiée en octobre 2012 via la publication de la norme ISO 19005-3 (PDF/A-3).

ISO 15489 est une norme internationale éditée originellement en anglais en 2001 et en français en 2002 par l'Organisation internationale de normalisation. Elle a été reprise telle quelle en tant que norme AFNOR et a été adoptée comme recommandation par l'association e-CH [1] pour la normalisation de la cyber-administration (Suisse). Elle constitue une directive pour la gestion des documents des organisations tant privées que publiques afin de garantir que tous les documents d'archives (records) bénéficient de l’attention et de la protection appropriées, et que leurs valeurs de preuve et d’information sont susceptibles d’être mises en évidence plus efficacement et plus facilement, en ayant recours à des pratiques et procédures normalisées.

Son objectif est le records management, traduit généralement en français par « gestion des archives courantes et intermédiaires ». Cependant l’usage du terme anglo-saxon, plus court et plus répandu tend à s’imposer, entre autres pour les raisons suivantes, exposée dans l’introduction française de la norme.

Le terme anglais records désigne en effet les documents, dans leur version définitive, considérés dans leur dimension de preuve (et d’utilité dans le cadre de la conduite des activités de l’organisme émetteur), par opposition à documents (qui ne prend en compte que leur contenu informatif) et à archives (qui les considère du point de vue historique). N’ayant pas en français d’équivalent strict, records est traduit en général par “documents engageants” ou par “documents d’archives” sauf lorsque le terme “documents” est suffisamment explicite dans le contexte, voire par “archives” lorsque le sens l’impose.

ISO 14641-1 est une norme de l'ISO, relatives aux mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité au sein d'un système d'archivage électronique (SAE).

La norme ISO 14641-1 a été créée par un groupe de travail de l'Association des professionnels pour l'économie numérique (APROGED) ayant contribué à la création puis à la révision de la norme AFNOR NF Z 42-013. Cette norme ISO est une traduction de la norme française légèrement adaptée pour lui donner une portée internationale^[1].

Une certification fondée sur un référentiel basé sur la norme NF Z 42-013 et sur la norme ISO 14641-1 est opérationnelle depuis début 2013. Il s'agit de la marque NF 461 délivrée par AFNOR Certification.

La norme ISO/CEI 10646, intitulée Technologies de l'information — Jeu universel de caractères codés (JUC), tente de définir un système de codage universel pour tous les systèmes d’écriture. Cette norme est le fondement du standard Unicode.

La norme internationale ISO/CEI 10646 définit le jeu universel de caractères (JUC), en anglais Universal Character Set (UCS) comme un jeu de caractères abstrait. Chaque caractère abstrait est identifié par un nom unique (un en anglais et un en français) et associé à un nombre entier positif appelé son point de code (ou position de code).

Environ 110 000 caractères (symboles, lettres, nombres, idéogrammes, logogrammes) issus de langues, systèmes d’écriture, traditions du monde entier sont recensés dans le JUC. De nouveaux caractères provenant d’écritures plus rares ou plus anciennes, ou encore de systèmes nouveaux, sont fréquemment ajoutés ou mis à jour dans le JUC.

L’ISO 639 (ICS n°01.140.20) est une norme internationale de l’ISO qui définit des codes pour la représentation des noms de langues.

Les langues sont représentées par un code unique de 2, 3, ou 4 lettres (par exemple fi et fin sont associés au finnois).

Le standard est composé actuellement de six parties, dont la publication s’est déroulée de 1988 à 2010.

MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records, puis Modular Requirements for Records Systems) est un recueil d'exigences pour l'organisation de l'archivage, élaboré dans le cadre de l'Union européenne. C'est une approche opérationnelle de la norme de gestion des documents d'archives ISO 15489.

La première version de MoReq a été publiée en 2001 par la Commission européenne et le DLM Forum^[1] et a fait l'objet de traductions en français, tchèque, espagnol, portugais, hongrois, italien, russe, néerlandais, slovène, etc.

Une nouvelle version, intitulée MoReq2, prenant en compte plus de 170 remarques et propositions d'amélioration dues à des experts de 18 pays différents, a été publiée en février 2008. Son utilisation s'est avérée difficile^{[réf. nécessaire]}. MoReq2 était estimé trop complexe comme le souligne Martin Waldron, Chairman du MoReq Governance Board dans le communiqué de presse MoReq2010^[2].

L'archivage est l'action de mettre en archive, d'archiver. Employé surtout à l'origine pour les seuls documents électroniques, comme un synonyme de « stockage » ou de « sauvegarde », il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer « conservation ».

L’archivage de contenus électroniques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme. La conservation est l’ensemble des moyens mis en œuvre pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer, tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés.

Il convient de bien distinguer l’archivage :

La norme NF Z 42-013 énonce un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l’intégrité.

Le titre de la norme révisée en mars 2009 a évolué : « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ».

La norme révisée est destinée :

Unicode est un standard informatique qui permet des échanges de textes dans différentes langues, à un niveau mondial. Elle est développée par le Consortium Unicode, qui vise à permettre le codage de texte écrit en donnant à tout caractère de n’importe quel système d'écriture un nom et un identifiant numérique, et ce de manière unifiée, quelle que soit la plate-forme informatique ou le logiciel. Ce standard est lié à la norme ISO 10646. La dernière version, Unicode 6.2.0, est publiée depuis le 26 septembre 2012^[1].

Les normes sont plutôt payantes, et peu diffusées, alors que les standards sont plus facilement diffusés. En particulier le standard Unicode est généralement mieux connu que la norme ISO-10646 qui en est un sur-ensemble^[2].

Totalement compatible avec le jeu universel de caractères (JUC) de l'ISO/CEI 10646, le standard Unicode l'étend en lui ajoutant un modèle complet de représentation et de traitement de textes, en conférant à chaque caractère un jeu de propriétés normalisées ou informatives, en décrivant avec précision les relations sémantiques qui peuvent exister entre plusieurs caractères successifs d’un texte, et en normalisant des algorithmes de traitement qui préservent au maximum la sémantique des textes transformés, tout en étendant l’interopérabilité de la représentation de ces textes sur des systèmes hétérogènes.