Bonnes pratiques en documentation

Le stage proposé par le Centre de Traduction du Ministère des Finances consistait en la mise en œuvre d'une base de données bibliographiques sous Access 97, en partie déjà constituée. Après avoir présenté l'organisation générale du Centre de Traduction et de sa cellule de documentation ainsi que les objectifs et contraintes de la mission, nous aborderons plus en détail le déroulement du stage et la méthode employée. Mais ce rapport de stage, malgré l'aspect très technique de la mission, ne peut s'envisager comme un simple compte-rendu du travail accompli. Qu'on ait à créer une base de données ou que l'on se penche sur une base déjà existante, comme ce fut mon cas, il ne faut jamais oublier qu'il s'agit avant tout de manipuler des données qui reflètent la réalité : des livres, des personnes, des dates... Le donneur d'ordre les gestionnaires comme les utilisateurs sont eux aussi bien réels ! Il faut donc fournir un produit qui tienne compte de cette réalité et de ces contraintes multiples, sans parler de celles imposées par le logiciel. C'est cette idée qui se trouve au centre de ce rapport de stage, c'est pourquoi nous insisterons sur les problèmes posés par cette double confrontation avec la réalité et avec une certaine logique informatique et sur les solutions élaborées.

Le stage que j'ai effectué du 08 mars au 28 juin 2002 a eu lieu à l'agence Grand Lille de la Coopérative d'Exploitation et de Répartition Pharmaceutique (CERP), que je remercie encore de m'avoir accueillie. Dans le secteur concurrentiel de la répartition pharmaceutique, un grossiste-répartiteur ne peut plus se démarquer, aujourd'hui, de ses concurrents par les remises accordées aux clients. La différence se joue alors sur les services apportés par le répartiteur au pharmacien. Un de ces services est l'information. Les pharmaciens sont en demande croissante d'information et les entreprises se doivent d'être capables d'y répondre sous peine de prendre du retard sur leurs concurrents puisque cet apport d'information devient un élément de la concurrence. Le Service Renseignements de la CERP, répartiteur pharmaceutique installé depuis un an, dans de nouveaux locaux, à Villeneuve d'Ascq, remplit précisément cette fonction. Nous verrons comment ce service répond à cette demande d'information et les moyens mis en œuvre. L'enjeu du stage fut de mettre en place un moyen d'accéder plus rapidement, tout en maintenant sa fiabilité, à l'information en vue d'optimiser le service. Afin de mieux comprendre dans quel contexte va se situer mon action, il est nécessaire en préalable de présenter l'entreprise. Nous verrons ensuite les différentes actions mises en œuvre, envisagées après analyse de l'existant.

Mon stage s'est déroulé au Centre Hospitalier Victor Provo à Roubaix. J'avais pour projet de créer une base de documents appelée « base Formation », renfermant l'ensemble des organismes et formations professionnels que reçoit chaque jour le Service Formation, sous forme de brochures : et c'est à partir d'un tout nouveau logiciel réseau intitulé Lotus Notes.5 que je l'ai créée. Cette base devait donc permettre deux choses au Service Formation : avoir accès rapidement à des formations et organismes pertinents pour l'ensemble du personnel de l'hôpital, qu'il s'agisse du personnel médical, soignant, technique, médicotechnique ou administratif. Choisir des critères, des champs, permettant de mettre en concurrence ces formations (en fonction du lieu de déroulement, du coût pédagogique... ). Mon stage s'est donc déroulé à deux endroits différents dans l'hôpital : au Service Formation où j'ai effectué mon analyse des besoins et former le personnel à l'utilisation de cette base. Au Service Informatique pour les étapes d'élaboration et de développement de la base. Ce rapport de stage s'organise autour de cette idée : comment créer une base de données à partir d'un logiciel réseau présentant une tout autre logique que la méthode Merise ? Quelles sont les différences entre une base de données et une base de documents ? Ainsi, dans une première partie, je présenterai le lieu de mon stage et effectuerai mon analyse des besoins ; puis, dans une seconde partie, j'opposerai la méthode Merise traditionnelle à la nouvelle méthode Notes ; enfin, dans ma dernière partie, je décrirai les étapes d'élaboration et de développement de la base.

Mon stage de fin d'année de maîtrise SID s'est effectué dans l'entreprise France Télécom, dans la branche développement au sein du service du Système d'Information F@cturation (SIF@C). Ce stage s'est déroulé sur la période du 10 juin 2002 au 02 août 2002 au Centre de Documentation et d'Information de Fleury-les-Aubrais (45). J'ai choisi ce stage parmi d'autres car il me semblait intéressant dans une optique de continuité pour le DESS SID. L'entreprise France Télécom peut m'apporter de nouveaux savoirs puisqu'il s'agit d'une entreprise de grande dimension sur le plan national et maintenant sur le plan international, d'où l'intérêt d'intégrer un tel groupe afin de comprendre leur système de documentation et d'information. Ce stage s'est fait sous la direction de M. Claude Amstutz responsable du CDI. Il m'a proposé un sujet concernant la diffusion sélective de l'information afin de diffuser au mieux l'information relative à un dossier de presse qu'il met régulièrement en place. Mon stage a donc consisté à cette mise en place mais aussi à participer aux tâches courantes du centre documentaire.

La rédaction de <i>La Voix du Nord</i> est informatisée depuis 11 ans et cette évolution s'est déroulée en deux temps. En 1989, le système Datox constitue une première génération de maquette électronique. Depuis 1994, le logiciel Hermès, développé par Unisys pour la Voix du Nord, permet aux journalistes de maîtriser totalement le contenu des différentes éditions. Parce que sa mise en place est récente, la base de données Doc.Center présente encore beaucoup de problèmes aussi bien dans sa gestion que dans son utilisation. Il est vrai que l'introduction du système Hermès a instauré une nouvelle façon de travailler, une nouvelle démarche à adopter pour répondre aux différents utilisateurs du service. Tout au long de ce rapport, nous pourrons nous demander comment le système Hermès, mais aussi la base de données Doc.Center ont pu modifier le travail des personnes du service documentation, ainsi que la recherche. Dans un premier temps, nous constaterons de quelle façon s'organise le fonds documentaire en décrivant l'existant, la politique documentaire et les règles de stockage employées. Puis, nous nous attacherons à montrer par quelles méthodes est traitée l'information. Ces deux premières parties nous permettrons d'évaluer les différents outils mis à la disposition des personnes travaillant dans le service pour répondre au mieux à l'attente des utilisateurs. C'est dans une troisième et dernière partie que nous pourrons alors centrer notre réflexion sur l'usager afin de mieux cerner son identité et ses attentes.

Le web 2.0 semble offrir à l'entreprise de nouvelles possibilités, liées à la constitution de réseaux d'échanges ou à la mise en place de pratiques de coopération. Il permettrait ainsi de faciliter non seulement la collecte de l'information de veille détenue par les collaborateurs mais aussi sa diffusion. Le Conseil Régional Nord Pas de Calais, dans cette optique, souhaite par le développement d'un système d'information documentaire, faire valoir au mieux son information et son échange par une optimisation de différents processus d'informations, et cela à l'aide de technologies du Web 2.0. Ce mémoire comporte trois grandes parties. Dans une première partie, nous verrons tout d'abord une présentation générale de l'Institution Régionale. Puis dans une seconde partie, j'exposerai le travail que j'ai effectué au cours de mon stage au service de la DAIRE. Et enfin, en réponse aux questionnements abordés précédemment, nous verrons en quoi les outils liés au Web 2.0 permettent de faciliter la circulation, la diffusion et l'échange d'informations en entreprise.

J'ai effectué mon stage du 14 avril 2008 au 23 mai 2008 au sein du service INFODOC de le radio télévision belge francophone, à Bruxelles. Dans une première partie nous vous présentons le lieu de stage et plus particulièrement le service Infodoc dont j'ai rejoins l'équipe. Puis dans une seconde nous traiterons du thésaurus au travers d'un premier point présentant ses aspects et les méthodes d'indexation. Puis dans un second point, nous vous présenterons les particularités du thésaurus de la RTBF et les éventuelles améliorations à y apporter. Dans une troisième partie, nous traiterons des diverses pratiques du traitement documentaire découlant en partie des aspects du thésaurus. Cette partie détaillera l'ensemble des pratiques du service, des aspects tant négatifs que positifs ainsi que des possibilités de changement. Enfin, une dernière partie traitera plus particulièrement des systèmes de gestion électronique des documents et des particularités liées au thésaurus numérique ainsi que des implications de la mise en place d'un tel système pour le service.

Le 7 avril, j'ai eu l'honneur de participer à la Journée d'étude du Cnam « Le dispositif audiovisuel comme vecteur de diffusion des savoirs scientifiques & techniques : histoire, crises & perspectives », en partenariat avec le Ministère de l'Enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation, l'Université Paris

Revue COSSI : Communication, Organisation, Société du Savoir et Information. Revue scientifique à visée interdisciplinaire en Sciences Humaines et Sociales, spécialisée en sciences de l'information et de la communication.

Dans le bulletin de veille précédent portant sur l’intégration des compétences informationnelles (CI) dans le curriculum de cours universitaires, les éléments suivants avaient été dégagés pour la r…

AnswerThePublic permet d'associer un mot-clé aux questions posées à Google par les internautes sur ce même thème. Il peut notamment être considéré comme un outil d'aide à la découverte par sérendipité.

Dans The open access big deals : back to the future, Richard Poynder évoque les problèmes posés selon lui par les négociations de ce qu'il appelle les "open access big deals", c'est à dire les accords incluant l'accès aux contenus sous abonnement et la publication en OA avec APC. Il rappelle d'abord les modèles en…

Descriptif : Portails universitaires ou privés donnant accès à de nombreux cours juridiques gratuits

Les étudiants préfèrent les livres imprimés mais lorsqu'ils effectuent des recherches près des deux tiers préfèrent les ebooks

Library and Information Science Dissertations and Theses

Il est bien évident que toutes les professions sont concernées par l'entrée en vigueur, fort proche maintenant (25 mai) du RGPD. C'est ainsi qu'o