Transparencia en España

El libro “La gestión del documento electrónico” es la historia de un gran reto en doble sentido. Lo ha sido para mí y para los 30 autores que hemos construido esta obra de cabecera durante más de un año. Pero es sobre todo un gran reto para la sociedad, que sólo con una perfecta gestión del documento electrónico logrará la transformación digital en la que estamos embarcados. El libro quiere ser tu mejor ayuda, la herramienta imprescindible en la construcción de ese proceso.

Cuando hablamos de gestión administrativa, en general, y de administración electrónica, no siempre somos conscientes de que el verdadero foco de todo ello es el servicio al ciudadano. Pues bien, en ese foco hay colocar también a los archivos, estrechamente ligados a una gestión transparente y al ejercicio de la democracia, como herramientas que garantizan el derecho a la información y el acceso racional a esa información.

"Podemos gastarnos una millonada en programas y equipos y no avanzar apenas; desde luego, no en la proporción del esfuerzo realizado y el presupuesto invertido. De la misma manera que andar mucho no significa llegar muy lejos, porque podemos estar dando vueltas y vueltas sin ir a ninguna parte. En los últimos años las administraciones públicas han emprendido una intensa carrera hacia la transformación digital que a menudo se confunde con la mera transformación tecnológica.

La burocracia es un vicio (...)"

En los últimos tiempos el mundo ha cambiado a velocidades vertiginosas y sigue cambiando y va a seguir cambiando en el futuro. Las administraciones públicas tienen que ser reflejo de la sociedad en la que viven y tienen que dar respuesta a la sociedad de acurdo con el momento que estamos viviendo. Son cambios profundos, que se irán consolidando en los próximos años, pero ya empiezan a plasmarse tímidamente en un progresivo cambio de nomenclatura. Todo un síntoma.

Todo este cambio que está arrancando, la transformación digital, la interoperabilidad, la administración electrónica, tiene un objetivo fundamental: hacer la vida más fácil al ciudadano. Los servicios alcanzan su máxima calidad cuando no es necesario pedirlos. Y eso sólo es posible con una administración proactiva que lleva a sus últimas consecuencias las tremendas posibilidades que nos brinda la administración digital. Sin duda ese momento facilitará una reconciliación entre las administraciones públicas españolas y una sociedad tradicionalmente crítica e insatisfecha con el sector público.

La interoperabilidad es el sistema de autopistas para datos e información que hace posible la administración electrónica. Los derechos no sirven de nada si no se adoptan las medidas que los hacen posibles. Y esos derechos pasan por la posibilidad real de interoperar, interactuar e intercambiar datos y documentos entre administraciones públicas. Para ello se necesita una regulación técnica adecuada y las herramientas que lo hagan posible.

Legislamos todo al detalle. Cada problema genera una ley ad hoc o la modificación de varias, creyendo que normativa es sinónimo de solución. En este aspecto somos como ese mal estudiante convencido de que recopilar apuntes ya es suficiente para aprobar. Caminar hacia la administración sin papeles requiere, además de normas, desarrollos técnicos, implicación jerárquica, recursos, planificación y gestión del cambio cultural.

Archivan los archiveros. Tramitan los gestores. Dirigen la administración electrónica los informáticos. Pero, ¿quién asume la responsabilidad sobre la gestión documental? Centralizar la responsabilidad de la organización sobre el documento electrónico, probablemente aceleraría la implantación de la administración digital.

La nueva normativa nos instala en unas administraciones públicas que establecen el carácter electrónico de su forma de actuar y proceder. Eso nos llevará a la digitalización de numerosos documentos, entregados por el ciudadano en papel y de los que el registro hará una copia auténtica para continuar luego el proceso electrónico. ¿Qué hacemos con ese papel, una vez tramitada su copia auténtica? La respuesta debe hacerse pensando en digital.

El pasado 2 de octubre entraron en vigor las nuevas leyes 39/2015 y 40/2015. Son las leyes que decretan como habitual el funcionamiento electrónico de la administración. Un gran desafío que exige sobre todo seis obligaciones básicas: tramitación electrónica, funcionamiento electrónico interno, derecho a la información y la transparencia, interoperar, archivo electrónico y herramientas para hacer posible estas obligaciones.

El correo electrónico es un medio de comunicación cada vez presente en nuestra vida cotidiana. Eso ha tenido reflejo en la vida administrativa, que lo ha convertido en el vehículo de comunicación más usado. Tal circunstancia exige una estrategia clara y consideración adecuada, que arranca con la determinación de en qué casos el correo electrónico es un documento que debe ser tratado como tal.

Extracto del programa de radio digital “Estamos on line” emitido la tarde del 13 de julio de 2015, con la entrevista de Carlos Álvarez a Gerardo Bustos sobre Administración Pública y nuevas tecnologías.

Gerardo Bustos es Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Blog Administración Pública - Thomson Reuters en NovaGob

Gerardo Bustos es Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Fuente: Legal Today

http://www.legaltoday.com/blogs/transversal/blog-administracion-publica/6-fechas-cruciales-del-archivo-electronico-unico

Gerardo Bustos es subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.