Que fait votre compagnie? (Les activités principales)
Voici ce que les PME peuvent faire lorsqu’elles sont à la recherche d’un système de PGI afin d’arriver à un compromis et d’utiliser efficacement les ressources internes :
Définissez les tâches et associez-les aux employés qui les exécutent
Pour ce faire, dressez la liste de tous vos employés, écrivez leurs tâches les plus importantes et notez le temps requis pour accomplir chacune de leurs activités. Voici un exemple :
Journée
Nom / service
Fréquence
Tâche
Durée
Priorité
Lundi
John / entrepôt
Hebdomadaire
Réception des biens
4 h
8/10
Maria / comptabilité
Mensuel
Rapprochement bancaire
1 h
10/10
Mardi
John / entrepôt
Hebdomadaire
Envoi de biens
8 h
9/10
Maria / comptabilité
Bihebdomadaire
Réception des paiements
2 h
9/10
Figure 1 : Exemple décrivant les activités principales d’une compagnie.
Bien sûr, il y aura des exceptions. Il y a des tâches que les employés ne feront qu’une seule fois par mois ou même moins souvent, et il n’est pas toujours facile d’estimer le temps pour chaque activité. Quand même, vos employés et vous devriez connaître les tâches principales et le temps moyen pour les accomplir. Lorsque vous avez fini de rédiger la liste, résumez-la en mettant en évidence les activités les plus importantes, selon leur durée, leur priorité et leur répétition. Vous devriez décider de l’importance de chaque activité en vous basant sur son type, sa durée et son importance pour la compagnie. Par exemple, le rapprochement bancaire peut prendre une heure, mais être plus important que la saisie de données, qui peut demander plusieurs heures chaque jour.
Vous avez maintenant entre vos mains une liste de processus qui correspond au point de départ du projet de sélection. Idéalement, vous ne devriez pas fonder votre décision uniquement sur cette liste. Vous devriez fouiller en profondeur, selon la complexité de vos processus d’affaires et la croissance prévue de l’entreprise.
Comment fonctionne votre compagnie? (Les processus d’affaires)
Vous connaissez désormais vos activités principales; par conséquent, vous devriez avoir une bonne idée des processus que devrait supporter le système de PGI de rêve pour votre organisation. Cependant, puisqu’il y a plusieurs façons pour arriver au même résultat (p. ex. : le prélèvement et l’envoi), utilisez-vous les méthodes les plus simples et efficaces pour votre organisation? N’oubliez pas, ce n’est pas parce qu’un processus fonctionne bien qu’il correspond à la meilleure façon de faire. Vous devriez toujours tenter de trouver des façons d’améliorer un processus.
Pour trouver le meilleur système de PGI pour votre compagnie, vous devez d’abord connaître les processus qui sont appropriés pour votre organisation. « Approprié », dans ce contexte, signifie « adéquat pour votre industrie », mais également « efficace pour votre compagnie » (parfois, les processus sont définis par des personnes qui tentent de simplifier leurs tâches, sans toujours tenir compte des autres). Définir les flux de travaux pour les activités principales de votre entreprise vous aidera à mieux déterminer ce que vous espérez tirer d’une solution de PGI pour votre organisation.
Voici un exemple d’un simple flux de travail pour le prélèvement des stocks et l’expédition :
Figure 2 : Un exemple d’un flux de travail pour les ventes, le prélèvement et l’expédition.
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