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Arriver quelque-part en tant qu’agent de changement peut être assez délicat, qu’il s’agisse d’identifier des points d’amélioration ou pour être légitime vis-à-vis des acteurs pour conduire cette transformation. Dans cet article, je partage mon expérience de cartographie du système d’exploitation de l’entreprise pour ensuite planifier mes actions.
Pour chacune des conversations individuelles, j'ai élaboré un programme composé des points suivants :
1 - Présenter l'objectif et les étapes de cette dynamique
Dans ce premier bloc, mon objectif principal était de demander de l'aide à la personne pour mieux comprendre le contexte actuel de Liv Up, comment les choses fonctionnaient, pour que je puisse prioriser le backlog des initiatives en fonction de leur impact et de leur pertinence.
Après la présentation de l'objectif, j'expliquais les étapes suivantes, à savoir l'identification des tensions et des forteresses, en terminant avec la mise en place des points identifiés sur le canevas.
Durant toute la conversation, j'insistais sur le fait qu'il n'y avait pas de réponse bonne ou mauvaise à ces questions, et que toute idée était importante et adéquate. J'ai aussi expliqué que je ferai une diffusion consolidée de ces entretiens, construite à partir des entretiens de chacun, sans que personne ne soit identifié. L'un des points-clés de cette étape était que la personne se sente en sécurité pour partager tout ce qu'elle pouvait vouloir partager.
2 - Les tensions (5 minutes)
Les tensions sont tout ce qui vous empêche, vous ou votre équipe, de donner le meilleur de vous-même. Dans cette étape de la réunion, mon objectif était que la personne liste entre 3 et 5 tensions. Pour faciliter l'élaboration du canevas, les tensions devaient être notées sur des Post-it.
Au cours de cette étape, j'ai utilisé quelques questions pour aider à l'identification des tensions :
3 - Les forteresses (5 minutes)
Les forteresses sont tout ce qui vous permet, à vous ou à votre équipe, d'améliorer votre travail. De la même façon que lors de l'étape précédente, la personne devait me lister 3 à 5 forteresses durant les cinq minutes sous forme de Post-it.
Les questions pour aider à cette étape étaient :
4 - Le canevas (15 minutes)
Nous arrivons à la dernière étape. Je demandais alors à chaque personne qu'elle positionne ses Post-it de tensions et de forteresses dans les cases les plus appropriées du canevas.
Lors de cette étape, il m'était indispensable d'avoir une version imprimée du canevas, tout comme de faire le positionnement des items avec la personne. Comme nous le faisions ensemble, j'ai pu avoir une compréhension claire sur les sujets, ce qui a facilité le travail de consolidation des observations de chacun.
5 - La clôture
Après avoir réalisé tout ce processus, je remerciais chacun pour son temps et sa collaboration, et réaffirmais mon engagement à partager les résultats. Il était important à ce moment aussi de laisser un canal ouvert pour que la personne puisse me faire part de ses retours ou de quelque question qu'elle pouvait avoir, que ce soit sur cette activité ou pas.
Il a été intéressant de constater qu'après avoir parlé avec 80% des gens, les résultats se répétaient complètement. De toute façon, finaliser la conversation avec chacun demeurait indispensable pour créer un canal de communication.