Satu Dua Tiga
8 views | +0 today
Follow
Satu Dua Tiga
Pagi ini aku betul-betul malas melakukan apapun. Rasa-rasanya hanya ingin makan, trus tidur, bangun, trus makan, trus tidur lagi. Mengatasi rasa bosan di kantor dan tak ingin dibilang nganggur, berkali-kali aku mengecek email yang sama, meskipun email itu sudah aku baca beberapa hari yang lalu. Terbayang dalam suatu rapat, pernah saya menegur seseorang karena tidak baca email. Mengingat kami bekerja dalam tim yang lokasi nya berjauhan, komunikasi tentunya akan menjadi kendala jika salah satu anggota terlambat menyampaikan pesan. Meski sebenarnya pesan yang ditunggu sangat sederhana, semisal konfirmasi ‘iya’ atau ‘tidak’. Orang tersebut menjawab ‘Bu, email yang saya terima banyak sekali, dari si ini dari si itu (bla..bla..bla..)’ . Bagiku jawaban ini sangat menjengkelkan, terlebih bila kita dalam kondisi stress. Melihat emailku yang rasanya juga berantakan, hari ini aku menyadari bahwa mungkin dia tak mengerti bagaimana mengatur email yang masuk di ‘inbox’ nya. Sambil berusaha meningkatkan ‘mood’ ku, aku coba menata ulang email-email yang masuk kedalam ‘inbox’ ku. Tak banyak memang, tak sebanyak teman-teman yang profesi dan jabatannya sudah tinggi hingga mencapai ratusan ribu email yang masuk. Di kantor aku menggunakan ‘Microsoft Outlook’, jadi jika teman-teman belum tau caranya mengelola email masuk, silahkan lanjutkan bacanya. Jika tidak tertarik, ya lewatkan saja :-) I. Pertama lakukan backup email anda terlebih dulu. Pilih Menu File > Import dan Export. Pilih Export to a file. Klik Next. Pilih Personal Folder File (.pst). Klik Next. Pilih folder yang akan di backup (default Personal Folder). Cek include subfolder. Klik Next. Klik Browse untuk menentukan lokasi file email backup, beri nama. Klik Finish. II. Mengelola Email Masuk Misal kita akan membagi email masuk menjadi tiga kategori: Satu, email pribadi Dua, email kantor Tiga, email khusus seperti tim proyek dll Setiap kategori akan kita buatkan satu folder. 1. Pada mail folder, pilih root folder. Klik kanan. 2. Pilih new folder. 3. Berikan nama folder (misal sama dengankategori yang akan kita buat). 4. Biarkan sisanya sesuai default. Klik Ok. 5. Ulangi no 1 sd 4 untuk kategori email kantor dan proyek. 6. Pilih salah satu email dari rekan atau milist kantor. Klik kanan. Pilih Create Rule 7. Cek ‘From ...’, Cek ‘Sent To’, dan Cek ‘Move the item to folder’ 8. Klik Select Folder dan pilih folder ‘kantor’. Klik Ok. 9. Cek ‘Run this rule now on messages already in the current folder’. Klik OK. 10. Ulangi no 6 sd 9 untuk sisa email lainnya dan masukkan kedalam folder sesuai kategori email. Yach begitulah teman-teman. Kalian juga bisa membuat folder bertingkat, folder didalam folder. Termasuk menghapus secara permanen email dari seseorang (jika gak penting dan terus menerus mengganggu). Lihatlah, emailku sudah rapi sekarang. :D Wew.. ternyata nulis ini lumayan juga buat mengisi hati yang sedang bad mood. Semoga bermanfaat.
No scoops have been published yet. Suggest content to its curator!