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"Traverser le gouffre" avec les Catalogues Electroniques

"Traverser le gouffre" avec les Catalogues Electroniques | Hotnews | Scoop.it

Bonnes pratiques pour accélérer la rationalisation des achats avec les catalogues électroniques.
En questionnant divers responsables eAchats au sujet de leur projet de catalogues électroniques, il m'est arrivé d'entendre:


"Cela fait plusieurs années que nous utilisons les catalogues électroniques. On dispose de plusieurs millions d'articles dans plusieurs pays différents avec des catalogues que nous estimons riches et fonctionnels. Certes, ils simplifient grandement l'acte d'achat, nous donnent une meilleure visibilité sur les dépenses et réduisent les maverick spends (achats hors contrat) mais en regardant de plus près les chiffres, on est loin du compte. En effet :

  • Seuls 20% de achats indirects sont couverts par des catalogues électroniques ;
  • Les commandes sur catalogues électroniques sont concentrées sur une petite minorité de fournisseurs;
  • Certains catalogues n'ont encore jamais été mis à jour, pire, certains n'ont jamais été utilisés;
  • Les utilisateurs se plaignent de ne pas trouver ce qu'ils cherchent ;
  • Les délais pour créer ou mettre à jour un catalogue sont trop longs, du coup, certains acheteurs refusent d’en parler aux fournisseurs sous prétexte que ça ne fait que ralentir leurs négociations;
  • Enfin et surtout, après avoir eu une évolution croissante du nombre d'utilisateurs, on a rapidement stagné et on est loin de la masse visée initialement ;

Du coup, on cherche un moyen pour franchir ce cap."


Vous pensez peut-être que ce genre d'exemple est une exception mais c’est loin d’être le cas. En effet, beaucoup d’entreprises peinent à traverser le « gouffre » qui les sépare entre leur situation actuelle et une adoption massive de l'e-Procurement avec les multiples gains escomptés.

Bien entendu, il n'existe pas de formule magique mais en combinant quelques bonnes pratiques que je vous répertorie ici, vous devriez rapidement obtenir des résultats satisfaisants.


Appréhendez l’utilisation de vos catalogues
Vous vous êtes aperçus que certains des catalogues mis en place n’ont jamais été utilisés, ou que le volume des commandes via ces catalogues est trop faible. Des catalogues non utilisés engendrent des coûts importants et impactent l’efficacité de votre politique e-Achat.

Le conseil:

Construisez des rapports analytiques qui mettent en évidence l’utilisation des catalogues.

Quelques exemples de rapports :

  • Liste des mots clés les plus recherchés sur votre moteur de recherche de catalogues ;
  • Nombre de commandes par catalogue ;
  • Top et bottom des articles les plus commandés ;
  • Top et bottom des familles d’achat les plus utilisées ;

Les catalogues qui ne sont pas utilisés doivent être revus : ils contiennent une mauvaise qualité de contenu, des prix ou des produits obsolètes, ou une offre sur ou sous dimensionnée.


Stimulez le déploiement et l’utilisation
La réussite de votre stratégie catalogues électroniques repose en grande partie sur la capacité de vos acheteurs à obtenir des fournisseurs un catalogue électronique. Mais parfois, par manque de motivation, certains acheteurs n’exigent pas de leurs fournisseurs de construire un catalogue ou n’utilisent pas ces catalogues pour réaliser leurs commandes.

Le conseil :

  • Mettez en place des indicateurs de performance sur les familles d’achat dont les acheteurs ont la responsabilité, et indexez-le sur leur objectifs personnels.
    Par exemple : mesurez le pourcentage de commandes via catalogue et hors-catalogue, le pourcentage du nombre d’utilisateurs, le pourcentage du nombre de litiges avec 1 fournisseur…


Chassez les achats hors contrat
Malgré la mise en place de catalogues électroniques, vous constatez que le nombre de commandes via catalogues n’augmente pas. Pour bénéficier des avantages liés à la négociation des contrats sur catalogues vous devez atteindre certains seuils.
Le conseil :

  • Créez des rapports sur vos demandes d’achat hors catalogues et analysez-les de manière récurrente. S’il existe des demandes pour des produits ou services apparaissant de manière récurrente, ils doivent être mis sur catalogue.
  • Identifiez les achats « eProcurables ». Pour ce faire, déterminez des critères d’éligibilité des familles d’achat sur catalogues (pour quelques pistes, consultez « Pourquoi et quand mettre en place des catalogues électroniques. »).  Ensuite, cartographiez vos familles d’achat en indiquant en face de chacune d’elle, la solution catalogue la mieux adaptée. 
  • Définissez enfin, un plan de déploiement. Revoyez, mettez à jour cette cartographie de manière récurrente (une fois par trimestre) et communiquez-la à vos utilisateurs.


Améliorez continuellement la qualité
Des catalogues de mauvaise qualité avec des descriptions pauvres, sans photos ou mal référencés auront toutes les chances de ne pas être utilisés, générant par la même des coûts superflus.
Le conseil:

  • Au-delà du modèle ou template pour vos catalogues, diagnostiquez la qualité de vos catalogues en identifiant les articles ayant un contenu « hors norme ». Par exemple, identifiez les articles pour lesquels le fournisseur a indiqué un Incoterm très rarement utilisé dans la famille de produits ou encore identifiez des articles identiques d’une version à l’autre d’un catalogue mais dont la référence a été modifiée.
  • Notez vos catalogues en mettant en place une charte de conformité selon des règles qualité : pas de doublons dans les descriptions, une photo minimum ou un lien vers le site du fournisseur, des mots clés, des attributs spécifiques de catégorie, etc…
  • Intégrez cette charte de qualité dans vos contrats avec vos fournisseurs en indiquant les pénalités encourues quand la qualité du contenu des catalogues est en deçà du niveau minimum exigé.
  • Enfin, communiquez à vos utilisateurs la liste des catalogues les mieux notés en qualité et l’évolution de la qualité du contenu au fil des versions d’un catalogue.


Simplifiez le travail des fournisseurs
Avoir des produits mal classés dans les catalogues complique leur utilisation avec notamment des produits difficilement trouvables. Or il est parfois laborieux pour vos fournisseurs de déterminer quelle serait la bonne famille d’achat dans votre classification interne pour leurs produits.

Le conseil :

  • Construisez une table de correspondance entre vos familles d'achats internes (connues par vos utilisateurs et utile pour votre reporting) et une classification universelle du type eCl@ss, UNSPSC. Les fournisseurs pourront plus facilement faire correspondre leurs produits à une classification standard. Vous pourrez ensuite, lors de l’intégration de vos catalogues dans votre système, affecter automatiquement la bonne famille achat interne aux produits de vos fournisseurs.


Simplifiez le travail de validation des acheteurs
Vous devez éviter d’avoir des catalogues avec des produits ou des prix obsolètes en s’assurant de mettre régulièrement à jour vos catalogues. Cependant, certains catalogues sont très volumineux et il est difficile de détecter manuellement tous les types de changements pouvant intervenir entre deux versions.
Le conseil :

  • Mettez en place des rapports qui comparent la nouvelle version avec la version existante et qui font ressortir de manière synthétique : les articles qui ont changé, les évolutions de prix, les articles dont la qualité a changée, le panier moyen par article, etc….


Renforcez votre politique de conduite de changement

Il arrive parfois que vos acheteurs et approvisionneurs n’utilisent pas correctement les catalogues par manque d’information.

Le conseil :

  • Proposez une piqûre de rappel à vos utilisateurs en leur mettant à disposition des vidéos d’auto-formation ou en organisant des sessions de formation de rappel.
  • Menez des enquêtes de satisfaction ou réalisez des quizz de connaissances auprès des utilisateurs internes et partagez les résultats.



Vous l’aurez compris, il ne s’agit pas ici d’une liste exhaustive de bonnes pratiques mais de quelques unes qui peuvent vous permette d’accélérer rapidement vos résultats et dynamiser votre département des achats.
Pour vous aider dans votre démarche, faites appel à des spécialistes externes qui pourront vous apporter un œil expert et indépendant.

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Un projet européen pour améliorer l’interopérabilité dans l’eBusiness

Un projet européen pour améliorer l’interopérabilité dans l’eBusiness | Hotnews | Scoop.it

Depuis 2011, le comité européen de normalisation (CEN) travaille dans le cadre de l'atelier eCAT sur le projet CMap «Classification et mapping pour le commerce électronique et e-procurement» pour mapper quatre des plus importantes classifications produits utilisées dans le commerce électronique / e-procurement (CPV, eCl@ss, GPC et UNSPSC).


Pour toutes entreprises, fournisseurs ou organisations d’achats, la classification des produits dans les échanges commerciaux est une problématique centrale. Comment indiquer de manière univoque à tous ses clients qu’un produit est un roulement, une palette, un stylo ou encore une location de véhicule ?
Pour classer leurs produits, les entreprises ont le choix entre définir une classification interne, très précise et adaptée à leur offre ou adopter une classification standard, souvent moins précise mais connue par un plus grand nombre de clients.
L’utilisation d’une classification standard peut ainsi permettre à une entreprise présente dans plusieurs marchés de présenter son offre de manière uniforme.


Cependant, il n’existe pas de consensus entre les différents marchés quant à l’utilisation d’une classification de produits.
Les entreprises doivent donc soit adapter leur systèmes d’informations, soit changer leur modèle de données, soit classifier à nouveau tous leurs produits dans une nouvelle classification. Un effort très couteux car les entreprises ne disposent pas toujours du temps et des moyens humains pour réaliser ce types d’opérations.


Le CEN s’est donc donné comme objectif avant Août 2012 de pouvoir proposer publiquement une correspondance entre les 4 majeures classifications standards du marché : CPV, eCl@ss, GPC et UNSPSC.


Le projet s’est attaché à définir les correspondances et la méthodologie pour garantir la même qualité de mapping entre les futures versions des classifications.
Aussi, au-delà de la définition du mapping, le projet s’est penché sur la mise à disposition d’une plateforme collaborative pour la gestion et la mise à disposition des différents mappings.
Un premier draft a été publié en Avril de cette année et est ouvert à commentaires publiques jusqu’au 26 Juin prochain.
Par ailleurs, une conférence ouverte réunissant les principaux participants du projet tiendra lieu le 22 Juin à Madrid.


Fournisseurs, organisations d’achats, éditeurs de solutions, sociétés de services et autres opérateurs dans le marché de l’e-Procurement, sommes très attentifs aux futurs résultats de ce projet ambitieux qui vise à simplifier le commerce entre les entreprises en permettant une réelle interopérabilité entre les classifications de produits.


Le draft du mapping : ftp://ftp.cen.eu/CEN/Sectors/List/ICT/CWAs/cMap_CWA_Public_review.pdf

Page d’accueil du projet : http://www.cen.eu/cen/Sectors/Sectors/ISSS/Workshops/Pages/eCAT.aspx

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Maîtrisez votre contenu d’entreprise, pilotez vos documents !

Maîtrisez votre contenu d’entreprise, pilotez vos documents ! | Hotnews | Scoop.it

Pour faire face à l’accroissement des données non structurées, les solutions de gestion de contenu (ECM) sont aujourd’hui de plus en plus plébiscitées par les entreprises.
Ces solutions visent à couvrir l’ensemble du cycle de vie des documents électroniques, de leur capture à leur archivage .
Elles permettent notamment aux entreprises de faire des gains significatifs grâce à la numérisation de documents papier comme les factures, contrats, bulletin de paie ou autres courriers critiques.

 

Piloter vos documents
Cependant, les bénéfices des solutions de gestion de contenu ne se limitent pas à ceux apportées par la numérisation des documents papier.
Par exemple, l’utilisation efficace d’outils de gestion documentaire (GED) permet d’optimiser la recherche et l’archivage des documents électroniques. Le temps traditionnellement passé à rechercher des documents dispersés dans les archives et classeurs, pourra être alloué à l’amélioration de la qualité de service que ce soit dans les départements des ventes, de la comptabilité, des ressources humaines ou encore des achats.

Cela peut encore aller plus loin. En réduisant voir en supprimant des tâches à faible valeur ajoutée souvent très consommatrice de ressources critiques à l’entreprise, les entreprises non seulement améliorent leur efficacité mais simplifient aussi leur gouvernance, elles pilotent ainsi leur patrimoine documentaire.
Les solutions de pilotage documentaire interviennent au cœur des processus d’entreprise par exemple en automatisant les vérifications, les transformations, et les échanges de documents.
Imaginez le temps passé par vos équipes à valider la conformité des bon de commandes, à produire quasi manuellement des catalogues électroniques, à éditer des bulletins de paie ou encore à résoudre des litiges de facturation liés à des informations manquantes ou erronées.

 

Ainsi, quelque soit votre secteur d’activité vous pouvez faire appel aux solutions de pilotage documentaire pour passer à la vitesse supérieure de la gestion de contenu et piloter ainsi vos documents.

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GED mon entreprise en aidant la planète

GED mon entreprise en aidant la planète | Hotnews | Scoop.it

Adopter une démarche éco-responsable dans son entreprise n’est pas seulement utile pour la sauvegarde de l’environnement, c’est aussi un formidable levier d’amélioration des processus internes, source de gains de productivité.

 

Prenons par exemple la gestion des documents:  pensez au temps perdu par vos équipes à saisir, corriger, valider et rechercher des documents papier introuvables que ce soit des bons de commandes, des factures électroniques, des catalogues de produits, des contrats d’assurance ou encore des fiches de paie.

L’institut Gartner indique que seul 1 pourcent des documents papiers archivés sont consultés à nouveau, et que les dépenses liées à la gestion des documents papier s’élèveraient à près de 2% du chiffre d’affaires d’une entreprise (source: http://www.gartner.com/it/page.jsp?id=853313).

 

Aussi, quand une entreprise, au sein d’une politique globale éco-responsable, met en place une solution de gestion électronique des documents (GED), elle contribue non seulement à diminuer son empreinte carbone (en diminuant sa consommation de papier ou d’électricité des anciennes archives papier,…) mais indirectement aussi à améliorer ses processus internes (simplification de la recherche, du circuit de validation des documents ou amélioration de l’édition ou de la conservation des documents,…).

 

Pour autant, une solution de GED n’est qu’une des composantes pour une amélioration de la gestion des documents. En effet, au-delà de la « gestion des documents », il faut mettre en place des outils d’automatisation des processus (BPM) et d’informatique décisionnelle (BI) qui permettent de piloter l’ensemble des flux documentaires.

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Les enjeux de la gestion de contenu : cas Louis Vuitton

Les enjeux de la gestion de contenu : cas Louis Vuitton | Hotnews | Scoop.it

La maîtrise des contenus numériques est une nécessité pour toute grande entreprise comme Louis Vuitton.

En effet, l’information numérique crée de la valeur et représente la marque. Ainsi, investir dans une solution de gestion de contenu doit s’inscrire dans une démarche d’amélioration de la circulation des flux d’information mais aussi de conservation du patrimoine digital.

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La gestion documentaire booste la communication d'entreprise

Pour produire une communication client personnalisée tout en minimisant leurs coûts, les entreprises peuvent faire appel à des solutions de gestion documentaire.

Ces solutions optimisent les processus internes et permettent de produire des contenus pertinents.

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Des frontières nationales dans le nuage : le projet Andromède

Des frontières nationales dans le nuage : le projet Andromède | Hotnews | Scoop.it

Face à la mutation du secteur informatique qui tend vers une dématérialisation totale du contenu, l’état Français s’est engagé dans la sécurisation des données stratégiques nationales en lançant le projet Andromède.

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Pourquoi et quand mettre en place des catalogues électroniques.

Pourquoi et quand mettre en place des catalogues électroniques. | Hotnews | Scoop.it

Catalogues électroniques, "arme" de rationalisation massive des achats ?
La question peut choquer mais l’utilisation des catalogues électroniques d’approvisionnements fait partie de l’arsenal à la disposition des entreprises pour faire la chasse aux dépenses tout en faisant progresser les relations d’affaires.
En effet que ce soit du côté des fournisseurs ou des acheteurs, les catalogues électroniques apportent des améliorations non négligeables. En voici quelques exemples :


  • Simplification des approvisionnements.
    La création de commandes à partir des catalogues électroniques est un processus relativement uniforme.
    En effet, peu importe le moteur de recherche utilisé, la création d’un panier d’achat est souvent le même : recherche du besoin, sélection des produits, ajout au panier et enfin validation du panier. Une fois le panier rapatrié dans le progiciel de gestion, il se transforme en quelques clics, voir automatiquement, en commande d’achat. Ainsi, en simplifiant le processus d’approvisionnement, on évite les risques d’erreurs, notamment liés aux saisies, et on diminue grandement les temps de création.
    D’autre part, les commandes issues des catalogues électroniques contiennent des données facilement intégrables par les fournisseurs, simplifiant par la même la gestion des commandes entrantes.
     
  • Respect des contrats cadres
    La mise en place des contrats cadres est un processus souvent complexe et couteux, il est donc fondamental que ces contrats soient appliqués les plus possible dans les organisations d’achat.
    Ainsi, une politique et des processus d’achat incitant les approvisionneurs à passer leurs commandes sur des catalogues électroniques, permet l’application des conditions de vente / achats négociées et apporte un contrôle plus stricte des coûts. Cela permet également d’avoir une meilleure visibilité sur l’utilisation des contrats cadres, facilitant par la même les mises à jours futurs des contrats.
     
  • Renforcement des relations d’affaires
    Les catalogues électroniques permettent d’orienter les approvisionnements sur un panel de fournisseurs préalablement sélectionné par la ou les directions des achats.
    En concentrant les commandes sur un groupe plus réduit de fournisseurs, on fidélise aussi bien les clients utilisateurs que les fournisseurs renforçant ainsi les relations commerciales.
     
  • Amélioration de la satisfaction
    Quel approvisionneur n’a pas été confronté à une situation ou il ne peut pas trouver le produit à commander ou ne sait même pas comment le commander? D’un autre côté, quel fournisseur n’a pas déjà reçu une commande sans savoir quel produit il faut livrer car la commande est incompréhensible ou car elle ne contient pas les données suffisantes pour être honorée ?
    Ces deux situations sont juste deux exemples parmi tant d’autres qui peuvent engendrer un climat d’insatisfaction aussi bien dans les équipes des approvisionneurs que dans celle des fournisseurs.
    S’il n’est pas garanti d’avance qu’aucune de ses erreurs ne pourrait se reproduire avec des catalogues électroniques, on est en tout cas certain que la probabilité pour que cela se produise sera très nettement réduite.
    Améliorer la qualité de travail des équipes se reflète souvent par une meilleure productivité et des coûts liés aux erreurs largement inférieurs.
     
  • Réduction des litiges
    Une des sources importante de coûts liés aux approvisionnements est la gestion des litiges.Que ce soit à cause d’écarts de délais, de prix obsolètes, ou d’articles non conformes, la source du problème est trop souvent la commande d’achat.
    En effet, il est relativement simple d’omettre des éléments essentiels d’un produit lorsqu’on renseigne une commande manuellement, de ne pas respecter les délais d’une commande car non négociés ou d’envoyer une facture avec un prix différent de celui indiqué dans la commande arguant que le prix a changé depuis la dernière version du catalogue en possession de l’approvisionneur. Tous ces problèmes ralentissent le processus d’approvisionnement, affectent la qualité de service et provoquent une augmentation substantielle des coûts.
    S’il n’est pas non plus garanti que les litiges puissent être totalement éliminés en mettant en place des catalogues électroniques, il apparait évident qu’en appliquant des contrats négociés au préalable avec des données régulièrement actualisées, on réduit considérablement le coût inhérent à la gestion des litiges.


Les catalogues hébergés OUI … mais quand ?
La mise en place des catalogues électroniques intervient généralement avec une prise de conscience que l’on peut mieux vendre certes, mais aussi mieux acheter. Ainsi, on l’a vu, les catalogues électroniques sont un formidable levier d’amélioration des processus.


Cependant, il est de bon sens, avant de se lancer dans toute mise en place de projets de transformation, de confronter les gains apportés avec les charges qu’ils représentent.
Par exemple, il serait conseillé pour un acheteur, de cartographier ses familles d’achats et de déterminer la faisabilité ainsi que le retour sur investissement par famille d’achat.


Nous n’analysons pas ici les près de 38.000 catégories de la classification eCl@ss (pour n’en choisir qu’une), mais vous proposons plutôt quelques critères d’appréciation de faisabilité pour l’implémentation de catalogues électroniques. Il vous faudra par la suite, analyser famille par famille l’applicabilité de ses critères pour prioriser le déploiement de votre projet de catalogues électroniques.


  • La complexité de création du catalogue hébergé
    Ce critère définit le degré de complexité de réalisation d’un catalogue : difficulté de standardisation des produits, difficulté de création des descriptions, difficulté de tarification, etc…

    Faible : Produits standards, descriptions simples et tarification simple. 
    -> Faisabilité FORTE.
    Exemples: Consommables de bureau, petit équipement, MRO.

    Moyenne : Produits relativement uniformisables, descriptions nécessitant des attributs techniques et tarification simple. -> Faisabilité : FORTE
    Exemples: Informatique, produits chimiques, composants électriques.

    Elevée : Produits uniques, descriptions complexes et tarification complexe. -> Faisabilité : FAIBLE
    Exemples: Services, gros œuvres, matériel de précision.
    •  
  • Taille du contrat
    Ce critère définit la taille, en nombre de références, des contrats. Le format des catalogues le plus répandu demeure le fichier Excel (version antérieure à 2007).

    Faible : Moins de 100 références. -> Faisabilité FORTE
    Exemples: Palettes, presse, mobilier de bureau, design.

    Moyenne : De 100 à 65.000 références. -> Faisabilité : FORTE
    Exemples: Papèterie, outillage, consommables de bureau, matériels électriques.

    Elevée : Plus de 65.000 références. -> Faisabilité : FAIBLE
    Exemples: MRO, produits de laboratoire.
     
  • Versatilité du contrat
    Ce critère définit la fréquence de variation des prix ou des références d’un contrat.
    Fréquence

    Faible : Contrats pluriannuels. -> Faisabilité FORTE
    Exemples: Matériel stratégique, Machines, Services.

    Moyenne : Contrats annuels ou semestriels. -> Faisabilité : FORTE
    Exemples: Consommables de bureau, EPI, MRO.

    Elevée : Contrats trimestriels ou mensuels. -> Faisabilité : FAIBLE
    Exemples: Consommables informatiques, produits.

    Très élevée: Contrats liés aux aléas du marché, les changements peuvent intervenir plusieurs fois par mois voire chaque jour. -> Faisabilité : NULLE
    Exemples: Produits sem-finis, composants électroniques, matières premières.
     
  • Portée du contrat
    Ce critère mesure la portée d’un contrat au sein d’une population d’approvisionneurs.

    Global : Le catalogue est destiné à une population importante d'approvisionneurs et ne requiert pas de technicité d’utilisation particulière. -> Faisabilité FORTE
    Exemples : Consommables de bureau, MRO, papèterie.

    Ciblée : Le catalogue est destiné à une population ciblée d'approvisionneurs: Business Unit, Région géographique, Société, Département. Son accés est lié à l'appartenance au groupe visé par le catalogue. -> Faisabilité : FORTE
    Exemples: EPI, presse, consommables informatiques, services marketing.

    Réduite : Le catalogue est destiné à une très faible population d'approvisionneurs pour des raisons de haute technicité, spécifique dangerosité, confidentialité importante, budget élevé. -> Faisabilité : MOYENNE
    Exemples: Produits toxiques, serveurs informatiques, machinerie lourde.


Cette liste est restreinte et chaque société, en fonction de son secteur et de ses contraintes devra définir des critères spécifiques pour l’éligibilité de ses familles d’achats aux catalogues.


Cependant, ce qu’il faut bien comprendre c’est qu’il existe potentiellement des solutions simples pour mettre en place des catalogues électroniques quant bien même le degré d’éligibilité est faible voir parfois nul. En effet, de nos jours, les principales solutions de gestion de catalogues permettent une multitude de variantes : catalogues plats, formulaires, kits & bundles, punchouts, recherche transparente, catalogues multifournisseurs ,…. 
Il conviendra alors d’analyser précisément les solutions pour mettre en place une classification et un plan de déploiement adapté en fonction du rapport gain escomptés / coûts investis.

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Catalogue électroniques : hébergés ou Punch-Out?

Catalogue électroniques : hébergés  ou Punch-Out? | Hotnews | Scoop.it

Dans un contexte de pression concurrentielle constante, la rationalisation des achats représente un formidable levier d’amélioration de la compétitivité pour les entreprises.


Pour réduire les coûts administratifs et améliorer la gouvernance, les entreprises font recours à des solutions d’achat électronique. Ces solutions permettent, dans la plupart des cas, d’intégrer des catalogues électroniques pour la gestion des approvisionnements.


Qu’est-ce qu’un catalogue électronique


Un catalogue électronique est la base de données des produits et services d’un fournisseur.
Accessible depuis le moteur de recherche de l’outil d’achat, il contient des informations descriptives et contractuelles comme le fabriquant, le prix, les descriptions, les unités de mesure, …
Dans un système de gestion d’achats électroniques, le catalogue représente ainsi la base pour la création de commandes avec un contenu normalisé issu de contrats négociés.


Les catalogues électroniques sont généralement de deux formes :

  • « les catalogues hébergés » : ils sont archivés dans les systèmes d’information des donneurs d’ordre (ou de son fournisseur de services), et directement connectés à l’outil d’chat ou,
  • « les Punch-Out 1» : ils sont accessibles via une interface entre l’outil d’achat et le site web marchand du fournisseur.
    1 Le terme PunchOut désigne un standard créé et maintenu par Ariba, cependant RoundTrip de CommerceOne et des produits basés sur le standard OBI (pour Open Buying over the Internet) sont parfois aussi désignés comme des solutions PunchOut.

Quand le fournisseur est en mesure de proposer les deux solutions, les organisations achats doivent donc faire le choix de la solution à déployer.


Un choix cornélien ?


Si la formule peut prêter à sourire, le choix s’avère souvent difficile si par aventure une stratégie en amont n’a pas clairement été identifiée.

En effet, le choix du type de catalogue requiert non seulement une connaissance des caractéristiques technico-fonctionnelles des solutions mais aussi une analyse fine des besoins des utilisateurs finaux et des conséquences pour les différents acteurs entrant dans le processus d’approvisionnement.


Aussi, au-delà des aspects purement techniques, le choix de la solution aura des impacts significatifs aussi bien pour les équipes des acheteurs que celle des fournisseurs.
Par exemple, avec des catalogues hébergés, l’approvisionneur se connectera généralement sur une seule interface et le processus d’approvisionnement restera similaire indépendamment du catalogue du fournisseur. Le fournisseur lui, devra fournir un catalogue spécifique, le plus souvent un fichier Excel ou CSV ou un format propriétaire comme le BmeCat ou le CIF, pour chacun de ses clients.

Avec un punch-out, le fournisseur mettra en place une interface similaire pour tous ses clients, mais du côté des approvisionneurs, ils devront maîtriser les différents processus spécifiques à chacun de leur fournisseurs de catalogues Punch-out.


Comment choisir ?


S’il est relativement difficile de connaître à l’avance les besoins/contraintes spécifiques des acheteurs et des fournisseurs, on peut se baser sur un certain nombre de critères pour déterminer la solution à adopter par défaut.


Archivage du catalogue
› Catalogue hébergés : Par l'acheteur ou son fournisseur de service.
› Punch-Out : Par le fournisseur dans ses systèmes d'information.







Responsabilité de la création

› Catalogue hébergés : Le fournisseur et occasionnellement aussi l'acheteur (catalogues "acheteur").
  › Punch-Out : Uniquement le fournisseur.


Contrôle des données

› Catalogue hébergés : L’acheteur contrôle les informations contenues dans le catalogue avant la mise à disposition des utilisateurs finaux.
› Punch-Out : Le fournisseur met à disposition sur son site marchand. Le contrôle des données.


Reporting d'utilisation

› Catalogue hébergés : L'acheteur définit et prend en charge le reporting sur l'utilisation générale du catalogue.
› Punch-Out : Le fournisseur fournit le reporting sur les commandes et l’utilisation du catalogue.


Type d'interface

› Catalogue hébergés : Générique. Le processus d'approvisionnement est semblable pour tous les catalogues.
› Punch-Out : Spécifique. Le processus d'approvisionnement peut être différent en fonction du site marchand du fournisseur.


Fonctionnalités

› Catalogue hébergés : Limitées à l'interface proposée par le système de l'acheteur.
› Punch-Out : Le fournisseur met à disposition une interface spécifique avec des fonctionnalités avancées.


Maintenance du système

› Catalogue hébergés : L’acheteur ou son fournisseur de service prend en charge sinon le traitement, le chargement des catalogues au moins l’administration du catalogue.
› Punch-Out : Le fournisseur prend entièrement en charge la mise à jour des prix et l’administration du catalogue.


De mon expérience, j’ai pu observer deux mondes qui coexistent : les « pro-punch-out » souvent de l’autre côté de l’atlantique et les « pro-hébergés » très souvent en Europe.


Et vous quelle est votre stratégie pour le déploiement de catalogues électroniques ?


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Jocelyn's comment, May 11, 2012 7:26 AM
Article intéressant, de mes 10 ans d'expériences dans le eProc, j'aimerai apporter une précision sur le dernier fait énnoncé concernant la co-existance de 2 mondes.
Les fournisseurs sont souvent pro-punch-out quelle que soit la région géographique, alors que côté client cette tendance est en effet différente en fonction de la région. On peut même donner les préférences par pays.
D'un côté du spectre se trouve l'Allemagne avec une tendance hyper orientée sur les catalogues hébergés, et de l'autre le Royaume-Uni avec une tendance pro punch-out.

Il serait intéressant d'aborder les avantages / inconvénients en fonction du type de biens, de la taille du catlaogue fournisseur et de la versitalité du contract.
Est-il intéressant d'avoir un punch-out pour un fournisseur dont le catalogue produit se limite à une dizaine de références avec peu de nouveaux produits lancés chaque année et des prix négotiés pour plusieurs années?
Au contraire, pour un fournisseur où tous les employés sont potentiellement des utilisateurs avec une gamme très large dans le catalogue et un volume de commande important (par ex, des fournituristes de bureau), le catalogue statique peut trouver très rapidement ses limites.
A l'heure où l'information s'échange à coups de tweets et de pokes, je m'interroge sur la pertinence des catalogues hébergés sur le long terme où leurs mises à jours apparait particulièrement harchaïque.
Outre le punch-out, n'y a t-il pas d'autres solutions d'avenir? Par ex ce qu'on appelle plus communément le "transparent punch-out" ou le punch-out 2.0?
Certainement une discution à continuer de mon point de vue.
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Appel à la Responsabilité des informations des Entreprises

Appel à la Responsabilité des informations des Entreprises | Hotnews | Scoop.it

Dans son article, Marc Duale, nous sensibilise à mettre en place dans les entreprises une véritable culture de protection et de valorisation de l'information.
A la « Responsabilité Sociale des Entreprises » pour la maîtrise des actions des entreprises en matière d’environnement et de social, doit s’ajouter un engagement pour la sauvegarde de capital informationnel.
Néanmoins cette responsabilité des informations des entreprises (RIE) n’incombe pas seulement aux responsables des systèmes d’informations, c’est du ressort de l’entreprise dans son ensemble.

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Réseaux sociaux d'entreprise vs GED ?

Réseaux sociaux d'entreprise vs GED ? | Hotnews | Scoop.it

Comme c’est déjà le cas pour d'autres solutions (par exemple les CRM ou ERP), les réseaux sociaux viennent aujourd’hui bousculer les solutions de gestion documentaire (GED).
En effet, certains RSE (Résaux Sociaux d'Entreprise) permettent désormais de gérer le patrimoine documentaire tout en plaçant l’individu au centre d’un réseau social d’entreprise.

 

Ainsi, aux traditionnelles fonctionnalités de capture, d’archivage ou de recherche, viennent s’ajouter des fonctionnalités de type « social »: blogging, gestion des profils, partage de liens, messagerie instantanée… qui apportent une véritable valeur ajoutée aux utilisateurs.
Ces solutions sont plus simples, plus agiles, plus collaboratives et plus conviviales. Elles sont donc mieux adoptées et permettent une meilleure productivité.

 

Ceci étant dit, les RSE ne peuvent remplacer des solutions plus avancées de gestion de flux documentaires. Certains documents résultent de processus d’entreprises plus complexes (comme la création de catalogues électroniques par exemple) qui nécessitent des workflow de validation et des règles avancées de transformation des documents. Tout au plus, ces solutions devront cohabiter.

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Une GED mobile est-ce bien utile?

Une GED mobile est-ce bien utile? | Hotnews | Scoop.it

Après une première phase de précipitation, les éditeurs de logiciels proposent désormais des solutions de gestion documentaires plus performantes voire même mobiles.

Aussi, les solutions de GED mobiles sont-elles pertinentes pour une entreprise ? Besoins réels ou effet de mode ?

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La gouvernance documentaire pour une meilleure productivité

La gouvernance documentaire pour une meilleure productivité | Hotnews | Scoop.it

Avec l’inflation vertigineuse des données et la massification des échanges, la sauvegarde de l’information stratégique est devenu une problématique de taille pour les entreprises.

Toutefois, une gouvernance documentaire issue d’une réflexion globale, permettra aux entreprises de gagner en efficacité opérationnelle tout en préservant leurs données.

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Un contexte social pour vos processus

Un contexte social pour vos processus | Hotnews | Scoop.it

La clé? Associer collaborateurs, processus et technologie autour d'un contexte unique d'outils sociaux et collaboratifs standard comme l'email, un CRM ou des applications mobiles.

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