Diseño de procesos colaborativos
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Diseño de procesos colaborativos
El trabajar en equipo ha demostrado a lo largo de la historia lograr mejores resultados. El diseño de procesos de software no es ajeno a esta tendencia. Existe un gran número y variedad de procesos para alcanzar un determinado objetivo, sin embargo, una buena cantidad de dichos procesos han sido concebidos para ser llevados a cabo en ambientes de trabajo individual. Por tal razón, en el área de Ingeniería de Colaboración ha sido propuesta la Metodología para el Desarrollo de Procesos Colaborativos, mediante la cual se obtiene la especificación colaborativa de un proceso determinado. Aquí se presenta de forma general la metodología mencionada y se hace especial énfasis en los patrones de colaboración y thinklets, como elementos claves para obtener la especificación colaborativa de un proceso.
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Metodología para el Desarrollo de Procesos Colaborativos

La Metodología para el Desarrollo de Procesos Colaborativos - MDPC (G. Kolfschoten y Vreede, 2007) permite obtener la especificación colaborativa de un proceso, ésta consta de las siguientes fases: Diagnóstico de la tarea, Evaluación de la actividad, Descomposición de la actividad, Relación de Thinklets, Documentación de diseño y Validación del diseño. La metodología permite generar y estructurar procesos colaborativos, a partir de la identificación de tareas/actividades recurrentes y/o destacadas. De esta manera, las actividades especificadas de forma colaborativa promueven la comunicación, la coordinación y la negociación, con el fin de aumentar la productividad en la realización de dichas actividades. El procedimiento a seguir en cada fase es el siguiente:

Fase 1 - Diagnóstico de la tarea. En esta fase es realizada una descripción detallada del proceso objeto de estudio. La descripción incluye información como los entregables, requerimientos, participantes y demás características relevantes del proceso.

Fase 2 - Evaluación de la actividad. Para el proceso objeto de estudio, deben identificarse las actividades generales que lo componen y determinar la secuencia entre ellas.

Fase 3 - Descomposición de la actividad. En esta fase son descritas las subactividades que componen cada una de las actividades generales identificadas en la fase anterior (Fase 2). La división de las subactividades permite identificar cuáles se realizarían de forma colaborativa, a las cuales se les asocia uno (ó más) patrones de colaboración.

Fase 4 - Relación de Thinklets. En esta fase se relacionan los Thinklets a las subactividades definidas como colaborativas. Los Thinklets identificados deben adecuarse a los procesos que conforman las subactividades, a los recursos, al grupo y hasta a las propias habilidades de las personas involucradas en la ejecución de los procesos colaborativos (G. L. Kolfschoten, Briggs, y Vreede, 2006). Para la selección de los Thinklets deben considerarse los siguientes aspectos:

Criterios para decidir cuándo usar o no el Thinklet, los cuales se encuentran en la documentación que provee cada Thinklet.Pasos que conforman el Thinklet, estos se encuentran en la documentación del Thinklet. Este aspecto es útil ya que permite determinar si los pasos que ofrece el Thinklet se ajustan de manera adecuada al proceso que conforma la actividad.Mapa de selección (G. Kolfschoten y Vreede, 2006): indica el tipo de relación entre los Thinklets. Este aspecto es útil ya que permite identificar los Thinklets que tienen una excelente relación, lo cual da mayor certeza en que se obtendrán los resultados adecuados con su ejecución

Fase 5 - Documentación del diseño. A partir de la información obtenida en las fases anteriores, en esta fase deben generarse los siguientes elementos definidos en IC:

Modelo de Facilitación del Proceso (MFP): es utilizado para mostrar el flujo del proceso y los elementos tales como Thinklet, número de secuencia, patrón de colaboración y nombre, relacionados con cada una de las actividades que conforman el proceso (G. Kolfschoten y Vreede, 2007). En el MFP se representa cada actividad como un rectángulo que se divide en cuatro campos. En la parte superior izquierda se indica el número de secuencia, correspondiente con la agenda detallada. El campo más grande contiene un nombre de la actividad. El campo de la izquierda tiene el nombre del patrón de colaboración asociado a la actividad y el nombre del Thinklet se ubica en el campo superior (G. Kolfschoten y Vreede, 2007). En un MFP que consta de varias actividades, las flechas indican la dirección del flujo del proceso.Agenda detallada: documento que presenta de manera clara y detallada la información de las actividades que forman parte del proceso diseñado. La agenda detallada consta de la siguiente información: número de secuencia de la actividad, descripción de la actividad, entregables, Thinklet y patrón de colaboración que está siendo utilizado, descripción detallada de los pasos requeridos para ejecutar la actividad (proceso colaborativo) y personas que participan en la realización de la actividad.

Fase 6 - Validación del diseño. En esta fase se valida la especificación del proceso colaborativo. La metodología ofrece las siguientes formas de validación (G. Kolfschoten y Vreede, 2007):

Prueba piloto: Se ejecuta el método de evaluación colaborativo diseñado; como resultado de esta ejecución se debe evaluar la efectividad del proceso. El objetivo es verificar si la ejecución del método se puede llevar a cabo en el tiempo estimado y con los recursos definidos.Recorrido: Con algunos de los participantes en la ejecución del método de evaluación colaborativo, es realizada la evaluación del mismo, para identificar falencias y dificultades durante la ejecución.Simulación: El equipo de trabajo que diseño el método de evaluación colaborativo da respuesta a una serie de preguntas, como por ejemplo: ¿Estos pasos son suficientes?, ¿Está toda la información disponible?, entre otras. Esta validación prueba la lógica del diseño y si a cada paso se le creará el entregable requerido. Las respuestas generadas en esta forma de validación servirán de referente para realizar las mejoras respectivas.Revisión: Se genera discusión sobre el diseño realizado, entre el equipo de trabajo y los potenciales usuarios que ejecutarán el método de evaluación colaborativo. Discutir el diseño revelará diferentes perspectivas, de esta forma se identifican partes del diseño ineficientes.
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Patrones de Colaboración

En las investigaciones realizadas alrededor de la IC, se han establecido una serie de patrones, relacionados con la forma en la cual un grupo trabaja colaborativamente hacia sus metas. Estos patrones, denominados “patrones de colaboración” son una guía de “cómo se ejecutará un determinado proceso”, definen la manera como los participantes de una actividad grupal van de un estado inicial a un estado final (G. Kolfschoten y Vreede, 2007). Cada patrón tiene subpatrones que se pueden relacionar con las actividades, en la descripción del proceso genérico. Los patrones de colaboración son (R. Briggs, Kolfschoten, Gert-Jan, y Douglas, 2006):

Generación: Es un patrón a partir del cual el grupo crea contenido. Consiste en pasar de tener pocos a muchos conceptos que son compartidos por el grupo.

Reducción: El objetivo de este patrón es mantener sólo la información que cumple con un determinado criterio o criterios. Consiste en pasar de tener muchos conceptos a unos pocos que el grupo considere que requieren mayor atención.

Clarificación: El objetivo de este patrón es lograr el entendimiento común de conceptos manejados por el grupo. Consiste en pasar de tener un menor a un mayor conocimiento compartido de los conceptos, las palabras y frases usadas por los integrantes del grupo.

Organización: Consiste en pasar de tener un menor a un mayor conocimiento de las relaciones entre los conceptos que el grupo este considerando.

Evaluación: Consiste en pasar de un menor a un mayor conocimiento del valor relativo de los conceptos bajo consideración. Este patrón tiene como efectos apoyar a la toma de decisiones y a la comunicación del grupo.

Construcción de Consenso: Consiste en moverse de tener pocos a muchos miembros del grupo quienes estarán dispuestos a comprometerse para un objetivo.

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7 ventajas del trabajo colaborativo

7 ventajas del trabajo colaborativo | Diseño de procesos colaborativos | Scoop.it

¿Por qué decidirte por el trabajo en grupos colaborativo frente a otras metodologías en el aula? 


Via Cátedra UNESCO EaD
Andrés Solano's insight:

El trabajo colaborativo persigue “el desarrollo de conocimiento compartido entre los participantes del grupo, la aceleración de los flujos de información, la coordinación de los flujos de recursos para producir economías de costos y tiempos” (Ellis, et al., 1991).

 

El aspecto más importante de trabajar en grupo es el hecho de contar con un objetivo común que canaliza los esfuerzos individuales y ofrece un sentido de pertenencia que fomenta la unión (Ellis, et al., 1991). Los miembros del grupo aprenden tomando en consideración otros puntos de vista, maneras distintas de hacer las cosas, interpretaciones diferentes de conceptos, experiencia de otros y la forma como dan solución a problemas similares (Greenberg, 1991).

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Thinklets

Como fue indicado anteriormente, los patrones de colaboración son una guía de cómo se ejecutará un proceso. Sin embargo, la descripción de los patrones no presenta una forma detallada para guiar a un equipo de forma precisa a través de la ejecución de un proceso. Así, debe ser posible seleccionar bloques de construcción existentes y unirlos para especificar cómo un determinado patrón debe realizarse. Los Thinklets proveen estas capacidades, son “técnicas de facilitación repetibles, transferibles y predecibles para asistir a un grupo en alcanzar su objetivo acordado” (R. O. Briggs, De Vreede, y Nunamaker Jr, 2003). Un Thinklet “constituye la unidad más pequeña del capital intelectual necesario para crear un patrón de la colaboración repetible y predecible entre las personas que trabajan hacia un objetivo” (G. L. Kolfschoten, Briggs, Appelman, y de Vreede, 2004). Los Thinklets son modificables, pueden usarse para construir nuevos grupos de procesos, son fácilmente aprendidos, recordados y pueden adaptarse fácilmente a un diseño de proceso (De Vreede y Briggs, 2005).

Una de las grandes ventajas de los Thinklets es que los diseñadores de procesos colaborativos pueden emplearlos para escoger soluciones conocidas y no invertir esfuerzos en inventar y probar nuevas. Esto puede reducir tanto el esfuerzo como el riesgo durante el desarrollo de procesos grupales (G. L. Kolfschoten, et al., 2004). La documentación que provee un Thinklet, cuenta con la siguiente información (R. O. Briggs, De Vreede, Nunamaker Jr, y Tobey, 2001): un nombre representativo, criterios para decidir cuándo escoger o no el Thinklet, entradas y salidas del Thinklet, pasos que conforman el Thinklet, una historia exitosa que ayuda a clarificar las circunstancias bajo las cuales el Thinklet es útil y una explicación del nombre.

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Ingeniería de la Colaboración

La Ingeniería de Colaboración (IC) es un acercamiento al diseño de procesos colaborativos reutilizables (G. Kolfschoten y Vreede, 2007). Los procesos colaborativos necesitan ser explícitamente diseñados y estructurados. Este es el eje central de la IC, en la cual “son diseñados procesos repetitivos colaborativos, los cuales se pueden transferir a grupos, usando técnicas y tecnología de colaboración” (G. Kolfschoten y Vreede, 2007). En la IC se destacan los elementos: patrones de colaboración y thinklets, que son la base para obtener la especificación colaborativa de un proceso determinado, mediante el uso de la MDPC.

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