Clasificación de documentos. Records classification. #redUNIA
1.5K views | +0 today
Your new post is loading...
Your new post is loading...
Scooped by Alfonso Díaz Rodríguez
Scoop.it!

La clasificación de documentos como proceso archivístico. 2013

LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS COMO PROCESO ARCHIVÍSTICO Alfonso Díaz Rodríguez Universidad de Salamanca (ESP) 2012
more...
No comment yet.
Scooped by Alfonso Díaz Rodríguez
Scoop.it!

Pilares de la e-administración Cuadro de Clasificación y Tesauro

Alfonso Díaz Rodríguez's insight:

XVIII Jornadas de archivos MunIcIpales de MadrId. 

“Pilares de la e-administración: Cuadro de Clasificación y Tesauro”. Madrid: Comunidad de Madrid: Ayuntamiento de San Sebastián de los Reyes. 2010

more...
Alfonso Díaz Rodríguez's comment, September 17, 2013 3:23 AM
Las políticas públicas europeas encaminadas a lograr la implantación de la denominada administración electrónica, y su incidencia en los estados miembros, están dando lugar
a una redefinición de los modelos organizacionales y operativos en las administraciones públicas. Esto ha supuesto que los archivos, como órganos administrativos, se han visto afectados por dichos cambios, no sólo en lo que respecta a su posicionamiento funcional, sino también en cuanto a los procesos de gestión de documentos formulados por la Archivística. Uno de estos procesos la clasificación ha pasado a considerarse como el más transversal de
los procesos de gestión de documentos ya que su formulación por una parte y la ejecución del mismo por otra van a afectar a otras actividades de la organización, tanto a las identificadas y definidas como propias de la Archivística, como a aquellas otras que hacen relación a la propia gestión global de las actividades de negocio de las propias administraciones.
Scooped by Alfonso Díaz Rodríguez
Scoop.it!

La importancia de la clasificación de archivos. Opinión: El Sol de Zacatecas (México)

Norma Julieta del Río Venegas La importancia de la clasificación de archivosEl Sol de Zacatecas11 de abril de 2013El artículo sexto, fracción V de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, establece que los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados; esto se relaciona con el artículo 4 fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, cuyo objetivo es mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos. 

Pareciera que por clasificación de archivos entendemos colocar los documentos en una carpeta y archivarlos, pero archivar los papeles es una de las tareas más importantes que se pudiera pensar de una secretaria o de cualquier servidor público, pero no solo de ella es la responsabilidad, si no yo diría es mayor de los Titulares, pues archivar es una actividad vital de cualquier gobierno y/o negocio, debido en parte, a la gran cantidad de documentos que se generen.

Para ello, el Archivo General de la Nación, en coordinación con el IFAI, elaboró los criterios para la organización de los archivos de las Dependencias y Entidades, así como para la catalogación y conservación de documentos administrativos (Artículo 32 LFTAIPG). 

Desde el 1 de enero de 2005, las más de 200 dependencias y entidades públicas deben tener funcionando de forma organizada todos sus archivos, además de publicar una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, que deberán estar a disposición del público.

Los principios de organización de los archivos son disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación, pero antes es preciso señalar qué es un archivo.

Archivo es, según el Diccionario de Terminología Archivística, un "Conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas".

Otra acepción es "La institución cultural donde se reúne, conserva, ordena y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura" y "El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos"

Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona); la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizará tanto con el sistema, por lo que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.

Los tipos de documentos que existen son, de archivo y documento electrónico, el documento de archivo se registra en un hecho y acto: administrativo, jurídico, fiscal o contable; se crea, recibe, maneja y usa en el ejercicio de las facultades y actividades. 

Documento electrónico es información que puede constituir un documento de archivo. 

Los archivos son divididos básicamente en 2 unidades: el archivo de trámite y el archivo de concentración, dependiendo del grado de consulta para cada uno. En el archivo de trámite se ingresan los documentos que resultan útiles y necesarios para el ejercicio de funciones en una unidad administrativa, los cuales son de consulta frecuente; por otro lado, en el archivo de concentración se resguardan aquellos archivos de consulta esporádica.

Día con día cualquier documento, (memorándum, acta, oficio, resolución, comunicado, etc...) se debe archivar y clasificar dependiendo del tema que sea o al proyecto que pertenezca, en ocasiones se minimiza esto, a pesar de estar normado y que existan lineamientos emitidos por el IFAI para ello, sin embargo al final del camino, por falta de un documento, existe un conflicto de responsabilidades y es entonces que se toma en cuenta la importancia de ello.

Y más aún, se tiene que contratar a un despacho para formar libro blanco de un tema o programa en especifico, que no es otra cosa si no la integración de documentos desde el inicio hasta el final, pero si se tuviera el cuidado con los documentos e irlos archivando día con día, no habría necesidad de ello.

En los tiempos que vivimos, la conservación y el manejo del archivo cobra vital importancia, ya que la administración entrante requiere conocer los asuntos que se trataron en el anterior gobierno, qué resultados obtuvieron o cómo se resolvieron situaciones diversas del quehacer administrativo.

Justo por ello en toda la administración pública se está realizando un esfuerzo por regularizar y uniformar el tema de los archivos de acuerdo a la normatividad aplicable, con el fin de que las nuevas autoridades no se detengan en la búsqueda de documentos, lo que representa tiempo perdido que bien puede ocuparse en acciones sustantivas y benéficas para el ciudadano.

Cabe mencionar, que dentro de la guarda y custodia de los archivos, existe una actividad paralela que es la de clasificar la información en reservada o confidencial, esto con el fin de que se cumpla con la LTAIPG, y de que no se le dé un uso inadecuado a la información contenida en los archivos.

Considero que en materia de legislación, el componente de registrar documentos públicos es un campo muy novedoso todavía en los Gobiernos Estatales, para los cuales es preciso homologar sus criterios con base a los ya establecidos por la federación, cuyo vínculo con la transparencia y rendición de cuentas es imperativo. 
Alfonso Díaz Rodríguez's insight:

Río Venegas, Norma Julieta del. 2013. La importancia de la clasificación de archivos. El Sol de Zacatecas, México. Accesible en: http://www.oem.com.mx/elsoldezacatecas/notas/n2944514.htm

more...
No comment yet.
Scooped by Alfonso Díaz Rodríguez
Scoop.it!

Modificación parcial del “Cuadro General de Clasificación de Documentos Administrativos del Principado de Asturias. 11.03.2013

more...
No comment yet.
Scooped by Alfonso Díaz Rodríguez
Scoop.it!

Sistemas de clasificación funcional de documentos. Aproximación a la práctica de gestión de documentos en los bancos centrales. Fiorella Foscarinni. Tesis

more...
No comment yet.
Scooped by Alfonso Díaz Rodríguez
Scoop.it!

Functional Classification Records Retention Schedules | OnRecord | Records Management Blog

Functional Classification Records Retention Schedules | OnRecord | Records Management Blog | Clasificación de documentos. Records classification. #redUNIA | Scoop.it
more...
No comment yet.
Rescooped by Alfonso Díaz Rodríguez from Records Management Software
Scoop.it!

Roadmap to Compliance Series: Functional Classification | On The Record | Records Management Blog

Roadmap to Compliance Series: Functional Classification | On The Record | Records Management Blog | Clasificación de documentos. Records classification. #redUNIA | Scoop.it
Functional classification is the first step in forming the Corporate Governance model, the foundation of any good records management program.

Via Tom Pick
more...
No comment yet.
Scooped by Alfonso Díaz Rodríguez
Scoop.it!

The Importance of Record Classification & Tips for - Collabware Blog

The Importance of Record Classification & Tips for - Collabware Blog | Clasificación de documentos. Records classification. #redUNIA | Scoop.it
Discussions surrounding records classification do not seem to cease, as this continues to be the centre of records management issues experienced by many. In my view as a records manager, the importance of classification ...
more...
No comment yet.
Scooped by Alfonso Díaz Rodríguez
Scoop.it!

APLICAÇÃO DA CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA NO ESCRITÓRIO CENTRAL DE ARRECADAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE DIREITO AUTORAL (ECAD. BRASIL) UM ESTUDO DE CASO

Alfonso Díaz Rodríguez's insight:

Terra Pires, Silvia. 2012. Aplicação da Classificação Arquivística no "Escritório Central de Arrecadação e Distribuição de Direito Autoral" (ECAD. Brasil): Um estudo de caso. Universidad Internacional de Andalucía. La Rábida (Huelva, España)

 

Este trabajo refleja los intereses de investigación en torno al tema "Clasificación" iniciados en el curso de Grado en Archivística de la Universidad Federal Fluminense,  y ahora es el tema de la tesis presentada a la Maestría Gestión Documental y Administración de Archivos.

 

Se plasman  aquí algunas de las dudas, preguntas y preocupaciones acerca de la necesidad de conocimientos para el desarrollo de un Plan de Clasificación orgánica-funcional.

 

Como campo empírico de esta investigación, he usado como referencia el Plan de Clasificación de la Oficina Central de Recolección y Distribución de Derechos de Autor - ECAD, el desarrollo de un estudio de caso de la comparación entre el actual y el nuevo instrumento, redactada dentro de los parámetros de archivo.

 

El objeto de esta investigación es la elaboración de un esquema de clasificación parcial de los documentos Área de Recursos Humanos, la integración ECAD Fondo de Autor. Por lo tanto, este trabajo proporcionará a través de un método apropiado y técnicas archivísticas, la identificación, organización y acceso a los documentos de forma objetiva y eficaz.

 

El objetivo general es analizar la clasificación de documentos de archivo, la identificación de la producción, los conocimientos archivísticos sobre clasificación, la comprobación de la validez de los principios de procedencia y orden original como base del proceso archivístico de clasificación,  y examinar los fundamentos de la construcción de instrumentos de clasificación elaborados para el archivo.

 

En concreto, se presentan como objetivos, el establecimiento de un cuadro de clasificación parcial para el área de Recursos Humanos del Fondo ECAD y para su formulación, se llevará a cabo el estudio teórico sobre la clasificación en los manuales de archivo; en la identificación, que prevé el estudio del derecho, las cartas de organización, normas y procedimientos de ECAD y presentación de la serie documental identificado en este grupo; de esta manera, se puede reconstruir el entorno de producción, el desarrollo de un cuadro de clasificación que permite optimizar el acceso a los documentos conservados.

 

URI: http://hdl.handle.net/10334/1775

more...
No comment yet.
Scooped by Alfonso Díaz Rodríguez
Scoop.it!

Apuntes de clasificación archivística

Alfonso Díaz Rodríguez's insight:

Barbadillo Alonso, Javier. 2007. Apuntes de clasificación archivística. LEGAJOS. CUADERNOS DE INVESTIGACIÓN ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN
DOCUMENTAL. Nº 10. 2007. Publicación del Archivo Municipal de Priego de Córdoba, pp. 27 – 50.

more...
No comment yet.
Scooped by Alfonso Díaz Rodríguez
Scoop.it!

Diseño de un cuadro de clasificación de documentos funcional

© 2010 ARMA International • www.arma.org

Alfonso Díaz Rodríguez's insight:

Houten, Gerry van. 2010. Drafting a function-based file classification plan. Arma International. 

 

Un cuadro de clasificación de documentos intuitivo es uno de los componentes esenciales de un sistema eficaz de gestión de documentos,  y elemento fundamental para reducir los riesgos asociados a la perdida, duplicidad, o inaccesibilidad a los mismos.

                                                                                                                   

El valor añadido que se desprende de la clasificación de documentos permitirá a las organizaciones abordar con éxito la implantación de sistemas de gestión electrónica de documentos, ya que a partir del cuadro de clasificación podremos gestionar tanto el acceso de usuarios, como la identificación y administración de los mismos de forma individual o por grupos; igualmente nos permitirá gestionar los periodos de retención y disposición, pudiendo funcionar también como motor de búsqueda.

more...
No comment yet.
Scooped by Alfonso Díaz Rodríguez
Scoop.it!

El sistema de clasificación CPC ya está en vigor en la OEP y la USPTO | Patent-Box.es

El sistema de clasificación CPC ya está en vigor en la OEP y la USPTO | Patent-Box.es | Clasificación de documentos. Records classification. #redUNIA | Scoop.it
Alfonso Díaz Rodríguez's insight:

La CPC (Cooperative Patent Classification) es un proyecto de cooperación que se inició en octubre de 2010 entre la Oficina Europea de Patentes (EPO) y la Oficina Americana (USPTO) cuyo objetivo es desarrollar un sistema común de clasificación de documentos técnicos, especialmente de documentos de patentes, que será aplicado por ambas oficinas en sus respectivos sistemas de concesión de patentes. La CPC entró en vigor en la EPO y la USPTO el 1 de enero de 2013.

more...
No comment yet.
Scooped by Alfonso Díaz Rodríguez
Scoop.it!

This Week in Transparency: Release of Records, Classification Reviews, and Court Relief

This Week in Transparency: Release of Records, Classification Reviews, and Court Relief | Clasificación de documentos. Records classification. #redUNIA | Scoop.it
more...
No comment yet.